شاید بسیاری از ما بار ها و بار ها دچار سردرگمی در ارتباطات و روابط مان شده ایم. به طور مثال در گذشته یکی از رییس هایم به ندرت اطلاعات خودش را با در میان می گذاشت، البته اصلا شفاف نبود و ما اصلا منظورش را متوجه نمی شدیم. دفتر کار من در ساختمان دیگری قرار داشت و برای جلسات حضوری کمی به زحمت می افتادم.
البته جالب این است که او نه تنها بسیاری از این جلسات را کنسل می کرد بلکه این کار را بدون اطلاع من انجام می داد، انتظار هم داشت وضعیتش را درک کنیم. وقتی هم دیگر را ملاقات می کردیم، اطلاعات خیلی خیلی کمی در اختیارم می گذاشت که اصلا واضح نبودند و نمی توانستم کارم را درست انجام دهم. اکثر اوقات هم می گفت، “باید درباره این مسئله دوباره با هم صحبت کنیم!”
مردم معمولا از شکاف های اطلاعاتی موجود میان مغز خودشان با شما بی اطلاع هستند. وقتی شما چیزی می دانید، تصور می کنید طرف مقابل تان هم می داند و همین امر باعث بروز سردرگمی در ارتباطات می شود.
در اصل مشکل صحبت نکردمان نیست، مشکل شفاف نبودن این ارتباطات است. خوشبختانه این مشکل را به راحتی می توان برطرف کرد.
در این مقاله از سایت دکتر چک به چندین راهکار برای از بین بردن سردرگمی در تمام ارتباطات اشاره می کنیم.
وظایف منتقل کننده پیام
اگر تصور کنیم در هر موقعیت دو نفر با یک دیگر در ارتباط هستند، اینطور می توان گفت که یک نفر منتقل کننده و دیگری دریافت کننده پیام است.
حالا در اینجا وظایف منتقل کننده پیام را بررسی می کنیم.
طرز گفتار مناسب
منتقل کننده پیام باید مطمئن شود که کلمات و واژه هایی که در یک جمله استفاده می کند، معنایی واضح و مشخص داشته و باعث بروز سوء تفاهم نشود.
اهمیت طرز گفتار زمانی بیشتر می شود که افراد با زبان های مختلف با هم صحبت می کنند و احتمال بروز سوء تفاهم و سردرگمی در ارتباطات بیشتر می شود.
کیفیت صدا مناسب
کیفیت صدا هم یک نکته خیلی مهم دیگر است و نباید کم و زیاد شدن صدا باعث انتقال پیامی اشتباه شود. فرد منتقل کننده پیام باید مطمئن شود که مخاطب مورد نظر به خوبی صدایش را بشنود، البته منظور این نیست که باید داد و فریاد بکشد.
مطمئن شدن از درک پیام
منتقل کننده پیام باید این نکته را در نظر داشته باشد که علاوه بر کیفیت صدا که باید به نحوی باشد که مخاطب به خوبی آن بشنود، باید حواسش باشد که مخاطب منظور اصلی اش را هم متوجه شده باشد.
شاید فکر کنید این مسئله مهم نیست اما با انجام همین کار، دیگر سردرگمی و سوء تفاهم در گفتگوها پیش نمی آید.
وظایف دریافت کننده پیام
همان طور که منتقل کننده پیام یک سری وظایف دارد، دریافت کننده پیام هم مسئولیت هایی دارد که باید حتما به آن ها عمل کند.
تمرکز کردن
فکر و خیال های زیادی در ذهن مردم وجود دارد و همین هم باعث می شود به خوبی نتوانند روی صحبت های فرد مقابل تمرکز کنند.
پس دریافت کننده پیام باید فعالانه به صحبت های طرف مقابلش گوش دهد، یعنی با دقت به کلمات توجه کند، زبان بدن طرف مقابل را زیر نظر داشته و به احساسات و عواطف هم حواسش باشد.
سوال پرسیدن
وقتی نوبت به سوال پرسیدن می شود، بسیاری از مردم طفره می روند، علتش هم این است که می ترسند نادان به نظر برسند اما از این نکته غافل هستند که وقتی سوال می پرسند، مشخص می شود منظور طرف مقابل را به خوبی متوجه شده اند.
بیان جمله به زبان دیگری
یکی دیگر از راه های خوبی که به فرد مقابل این اطمینان را می دهد که حرف ها و جمله هایش را به خوبی درک کردید، این است که جمله ای که شنیده اید را به زبان دیگری بگویید.
دریافت کننده پیام با این کار نشان می دهد به حرف های طرف مقابل توجه کرده و به آن ها اهمیت داده است.
هشت نکته برای پیشگیری از سردرگمی در ارتباطات
در این قسمت به هشت نکته برای پیشگیری از سردرگمی در ارتباطات و روابط اشاره می کنیم که با به کار گیری آن ها دیگر خبری از سوء تفاهم نخواهد بود.
1. راهکار باشید
بسیاری از ما از نقش خودمان در روابط مطلع نیستیم. انتظار داریم طرف مقابل تمام تلاشش را کرده تا منظورمان را متوجه شود. اولین قدم در پیشگیری از بروز سردرگمی در ارتباطات این است که خودتان راهکار باشید نه عامل بروز مشکل.
2. طرف مقابل را از طرز فکرتان مطلع کنید
شکاف های اطلاعاتی میان همه مردم به وجود می آید و نباید تصور کنید همه از چیزهایی که در ذهن تان می گذرد مطلع باشند. پس با توجه به این مسئله، باید افکارتان را به زبان آورده تا بقیه همه متوجه منظورتان شوند.
3. شفافیت ایجاد کنید
اگر می خواهید از طریق ارسال پیام با طرف مقابل ارتباط برقرار کنید، متن پیام را دوباره خوانده تا مطمئن شوید باعث ایجاد سوء تفاهم و مشکل نمی شود.
ایجاد شفافیت در روابط خیلی مهم است و گاهی اوقات خودتان باید این کار را کنید. اگر خودتان هم با فردی ارتباط برقرار کرده و دقیقا منظورش را متوجه نشدید، بخواهید منظورش را واضح بیان کند.
4. تایید کنید که صحبت هایشان را درک کرده اید
تا زمانی که طرف مقابل کلمات را هضم و درک نکرده است، نمی توانید رابطه برقرار کنید. شما هم باید تایید کنید که صحبت هایشان را درک کرده اید.
مثلا برای این که مطمئن شوید منظورتان را دقیق فهمیده اند، می توانید بپرسید که، “کاملا منظورم را متوجه شدید؟” یا “از صحبت های من چه برداشت کردید؟”
5. زیاد با مردم رابطه برقرار کنید
شاید نتوانید با مردم زیاد رابطه برقرار کنید یا حتی سخت تان باشد زیرا مردم حسابی سرشان شلوغ است و اطلاعاتی که باید به خاطر بسپارند را فراموش می کنند. پس اگر در محل کار و رابطه به اطلاعات زیادی نیاز دارید، خودتان دست به کار شوید.
6. خبری از حدس و گمان نباید باشد
یکی از سریع ترین راه ها برای قطع روابط این است که حدس بزنید طرف مقابل منظورتان را می فهمد. هدفی که شما در ذهن دارید، صرفا در ذهن خودتان شفاف و مشخص است، نه ذهن طرف مقابل. وقتی دو طرف منظور یک دیگر را به درستی متوجه نشوند، زمینه برای بروز سوء تفاهم فراهم می شود.
پیام باید شفاف و واضح باشد و وقتی احساس می کنید کمی شک و تردید وجود دارد، حتما اطلاعات دیگری ارائه کرده تا سوء تفاهم احتمالی از بین برود.
7. به تن صدایتان دقت کنید
تا حالا چیزی راجع به قانون “7-38-55” شنیده اید؟ این قانون می گوید که فقط 7 درصد از ارتباطات را کلمات تشکیل می دهند و 55 درصد دیگر را زبان بدن و 38 درصد را هم تن صدا مشخص می کنند. پس معلوم می شود که تن صدا نقش خیلی زیادی در جلوگیری از بروز سوء تفاهم در ارتباطات دارد.
وقتی نوبت به ارتباطات زبانی می رسد، نحوه صحبت کردن تان خیلی مهم می شود. شاید عجیب باشد اما صرفا با توجه به تن صدا می توانید بر احساسات طرف مقابل تاثیر گذاشته و به هدف خود برسید.
8. گوش دادن فعالانه را تمرین کنید
روابط و ارتباطات مثل یک جاده دو طرفه هستند. اگر خوب به حرف های طرف مقابل گوش ندهید، پس اصلا ارتباط خوبی برقرار نمی کنید. به همین اندازه ساده!
گوش دادن فعالانه با گوش دادن غیرفعالانه تفاوت هایی دارد. منظور از گوش دادن فعالانه این است که کاملا حرف های طرف مقابل را متوجه می شوید و نشان می دهید که منظورشان را فهمیده اید. البته منظور این نیست که حرف شان را قطع کنید و موضوع را به مسئله دیگری بکشانید، بلکه باید سوال پرسیده تا بفهمند که منظورشان را متوجه شده اید.
بسیاری از شرکت ها از مشتریان خود می خواهند که نظرات و دیدگاه هایشان را با آن ها به اشتراک بگذارند. قطعا تمام نظرات خوشایند نیستند و آن ها را ناراحت می کند اما وقتی به نظرات و خواسته های آن ها توجه می کنند، می توانند محصولات و خدمات بهتری ارائه دهند.
سخن آخر
قطعا شما هم نمی خواهید در روابط تان به مشکل خورده و دچار سردرگمی شوید، می خواهید طرف مقابل منظورتان را درست متوجه شده تا مشکلی پیش نیاید. پس برای رسیدن به این هدف باید خودتان دست به کار شوید.
در قسمت بالا به چندین راهکار برای حل این مشکل اشاره کردیم، مثل این که خودتان باید راهکار باشید، به تن صدایتان دقت کنید و با دقت به صحبت های طرف مقابل گوش دهید.
تا جایی که می توانید با مردم رابطه برقرار کنید و سوء تفاهم ها را از میان ببرید.
