خطاهای ارتباطاتی چیست؟ چگونه در محل کار یا در جمع دوستی میتوان مرتکب خطا و اشتباه شد؟ قطعا برای بیزینس و اعضای تیم خود هدف دارید و روزانه یک جریان کاری مشخص را دنبال می کنید. اما هر چقدر که با افراد بیشتری در ارتباط بوده و آن ها در این فرایند دخالت داشته باشند، احتمال بروز سوء تفاهم بیشتر می شود.
مهم نیست چقدر سخت تلاش کنید، باز هم آن ها برداشت دیگری از حرف هایتان می کنند که هزینه آن را باید با زمان، پول و انرژی تان پرداخت کنید. شاید آن قدرها هم که فکر می کنیم در ارتباطات عملکرد خوبی نداریم. آیا واقعا ارتباط برقرار کردن، چه در محل کار چه در روابط شخصی، کار سختی است؟
واقعیت این است: اصلا سخت نیست. می توانید کاری کنید که همیشه و در همه زمان اطرافیان منظورتان را به درستی متوجه شوند، اما چگونه؟
در این مقاله از سایت دکتر چک به دلیل شکست در ارتباطات و شش خطا در ارتباطات اشاره می کنیم که برای داشتن گفتگوهای موثر باید از آن ها خودداری کنید.
دلیل خطاهای ارتباطاتی و شکست در ارتباطات چیست؟
چرا واقعا ارتباطات تا این اندازه مهم است؟ منظور از خطاهای ارتباطاتی چیست؟ در حقیقت، مهارت برقراری ارتباط یکی از اولین مهارت هایی است که از همان روزهای اول می آموزیم و هنوز هم یکی از چالش برانگیزترین مهارت های موجود است.
مدیری که نتواند انتظاراتی برای اعضای گروه تعیین کند، باعث ایجاد هرج و مرج در گروه می شود. کارها در موعد مقرر انجام نمی شوند. مشخص نیست دقیقا چه کسی مسئول انجام یک کار مشخص است. در پایان هم نتیجه ای که بیشتر به چشم می خورد، تلف شدن زمان است.
در ادامه به دلیل شکست ارتباطات در محیط کار اشاره می کنیم.
1. گفتگوهای زیادی انجام می شوند.
روزانه از ابزارها و تکنیک های متعددی برای ساده کردن ارتباطات استفاده می کنیم. علاوه بر این، برای بیان ایده ها، اهداف و صحبت درباره کارها هم جلساتی تشکیل می دهیم.
طبق مطالعات صورت گرفته، هر کارمند به طور هفتگی در شش جلسه یا بیشتر شرکت می کند اما فقط 46 درصد آن ها بعد از اتمام جلسه متوجه می شوند باید چه کاری انجام دهند.
پس نتیجه چه می شود؟ بر سر مسائل زیادی گفتگو می شود اما ما اصلا اصل مطلب را توجه نمی کنیم. همیشه یک یا دو نفر در جلسات بر سر ایده های خود با هم دعوا و گفتگو می کنند. درست است که می گویند این تبادل ها و گفتگوها مفید هستند، اما وقتی دیگر حاضران در جلسه به صحبت ها بی توجه باشند، اثر سوء بر جای می گذارند.
2. شیوه ارتباطات نامتمرکز هستند.
یک گزارش تهیه کرده اید که باید تا آخر هفته به بخش طراحی تحویلش دهید. گزارش را برای تمام سهام داران کلیدی و چندین نفر دیگر ارسال می کنید. هر کدام نظرشان را می گویند.
بعضی از آن ها نظرات خود را از طریق ایمیل ارسال کرده و چند نفر حضوری به دفترتان می آیند. با چند نفر هم به صورت تلفنی صحبت می کنید. حالا آخر هفته رسیده است و شما هنوز گزارش تان را برای بخش طراحی ارسال نکرده اید.
از آن جایی که روش ها و ابزارهای مختلفی برای ارتباطات وجود دارند، دسته بندی این نظرات، ایده ها و افکار خود یک شغل بلند مدت محسوب می شود.
3. انگیزه شخصی وجود دارد.
تا حالا در جلسه ای حضور داشته اید که شرکت کنندگان صرفا با در نظر گرفتن مزایای شخصی خود صحبت کنند و به مزایای شرکت بی توجه باشند؟ یا این که تاکنون شده با یک کارمند به مشکل خورده باشید و دیگر با او همکاری نکنید؟
نباید از تهدید، اجبار و ترس به عنوان انگیزه استفاده کنید. در عوض تمرکز خود را بر صداقت و مثبت اندیشی معطوف کنید تا منجر به خلاقیت و حل موثر مشکل شود.
در صورتی که محیطی مطلوب برای ارتباطات همگان ایجاد شود و کارمندان احساس کنند به نظرات شان توجه می شود، زمینه برای داشتن ارتباطات خوب فراهم می شود.
4. اعتمادی وجود ندارد.
وقتی که نتوانید وظایف خود را تا موعد مقرر تحویل داده یا در انجام کاری که پذیرفته اید شکست بخورید، اعضای تیم نسبت به شما بی اعتماد می شوند. اگر فردی هستید که مدام وعده و وعید داده اما نمی توانید آن ها را اجرا کنید، اعضای تیم دیگر حرف های شما را باور نمی کنند.
حتی اگر خلاف آن هم رفتار کنید، باز هم به عنوان فردی بدون صداقت شناخته شده و نمی توانید به خوبی با دیگر اعضا ارتباط برقرار کنید.
اگر می خواهید مردم واقعا به حرف هایتان گوش دهند، مطمئن شوید که حرف هایتان را با جان و دل باور می کنند. پس همیشه واقعیت را گفته و خبری از کلک و پنهان کاری نباشد.
شش مورد از رایج ترین خطاهای ارتباطاتی
اگر یک لحظه غفلت کنید، در ارتباطات خود دچار خطا می شوید. در این قسمت به رایج ترین اشتباهات در هنگام برقراری ارتباط اشاره می کنیم.
1. رویکردی یک جانبه دارید.
یکی از مهم ترین خطاهای ارتباطاتی داشتن رویکردی یک جانبه است. شاید پیش خودتان بگویید که مهارت های گوش دادن فعالانه و صحبت کردن موثر را بلد هستید اما مدام به مشکل می خورید، پس مشکل از کجاست؟
در پاسخ باید بگوییم که ارتباطات یک فرایند دو طرفه هستند.
به عبارت دیگر، یک روش مناسب برای تمام شرایط وجود ندارد. باید روش برقراری ارتباط با فرد یا گروه پیش رویتان را مشخص کنید. علاوه بر این، وقتی که می خواهید با یک گروه گفتگو کنید، باید رویکردهای مختلفی داشته تا بتوانید پیام خود را به هر یک به طور موثر منتقل کنید.
2. کنترل خود را به دست احساسات می دهید.
نمی توان این واقعیت را انکار کرد که بخشی از ارتباطات را احساسات تشکیل می دهند. اما در عین حال باید مطمئن شوید که در هنگام ارتباط برقرار کردن کنترل خود را به دست احساسات نمی دهید.
به عبارت دیگر، صرفا با احساسات خود به شرایط پاسخ ندهید. یک لحظه صبر کرده، فکر کنید و حالا واکنش نشان دهید. وقتی عصبانی هستید، اهمیت توجه به این مسئله بیشتر می شود.
3. به تن صدای خود توجه نمی کنید.
از جمله خطاهای ارتباطاتی میتوان به نحوه صحبت و تن صدا اشاره کرد. تن صدا، همان صدایتان است که اطلاعات زیادی درباره احساسات را منتقل می کند. مثلا وقتی لحن صدا تند باشد، نشان دهنده بی صبر بودن فرد است.
برای کنترل بر این مسئله می توانید قبل از صحبت کردن نفس عمیق بکشید.
همگی شنیده ایم که می گویند فلانی بی ملاحظه است. این فرد در زمان نادرست حرف های نادرستی را با تن صدای نادرست بر زبان می آورد و عملا به این مسئله بی اعتنا است.
برای کنترل بر این مسئله، قبل از صحبت کردن یکم فکر کرده و ببینید اگر خودتان جای طرف مقابل بودید، از این حرف خوشتان می آمد یا نه. اگر تن صدایتان باعث برداشت اشتباه می شود، پس اصلا آن حرف را به زبان نیاورید.
4. بیشتر صحبت کرده و کم تر گوش دهید.
از جمله خطاهای ارتباطاتی بی اعتنایی به طزف مقابل می باشد. باید دوباره این جمله را تکرار کنیم: ارتباطات یک فرایند دو طرفه است.
هنگامی که کارمندان در سازمان ها به مقام های بالا می رسند، اغلب به طور ناخودآگاه تصور می کنند که نظرات و حرف هایی که می زنند، مهم تر از نظرات بقیه است.
آن ها این نکته مهم را فراموش می کنند که اطلاعات سایر کارمندان هم مهم است و باید به آن ها توجه کنند. پس همیشه باید کمتر صحبت کرده و بیشتر گوش دهید.
5. نیازها و خواسته های خود را به زبان نیاورید.
باید به نظرات و نیازهای دیگران احترام بگذارید. اما در عین حال، باید نیازها و خواسته های خودتان را هم به زبان بیاورید.
اگر در این باره صحبت نکنید، هیچ کس نمی تواند از نیازهای تان سر در آورده و در این شرایط، احترام گذاشتن به مسائلی که از آن ها بی اطلاع هستند، سخت می شود.
از همین رو، باید یاد گرفته که جسور بوده و از حق خود دفاع کنید.
6. صحبت های بقیه را قطع می کنید.
بدون شک، همگی این کار را می کنیم اما نسبت به این مسئله بی توجه هستیم که قطع کردن صحبت های دیگران نشان دهنده بی ادبی و تحقیر طرف مقابل است.
این کار نشان می دهد که شما برای نظرات یا حرف های خود بیشتر ارزش قائل هستید. بعضی ها تصور می کنند باید پشت سر هم حرف زده و به دیگران اجازه صحبت نمی دهند. اگر با این افراد سروکار دارید، بهتر است صبر کنید تا حرف شان تمام شده و بعد شروع به صحبت کنید.
