محبوب ترین ابزار های دورکاری چه ابزار هایی هستند؟ کدام ابزار ها دور کاری را برای ما لذت بخش می کنند؟ این روزها بسیاری از ما در خانه مشغول به کار هستیم؛ چه به صورت پاره وقت، چه تمام وقت. قطعا نمی خواهیم موقعی که کار می کنیم تمرکزمان را از دست داده و بازدهی مان کم شود که البته مسئله آسانی هم نیست.
در اصل بعضی وقت ها خیلی خیلی سخت می شود. از چالش ها در هنگام برقراری با اعضای تیم گرفته تا رسیدگی به نیازهای اعضای خانواده. حسابی سرتان شلوغ می شود!
اما الزاما همیشه اینطور نیست. می توانید هنگامی که در خانه کار می کنید هم مثل دفتر کار بازدهی و بهره وری داشته باشید.
در این مقاله از سایت دکتر چک تصمیم گرفتیم محبوب ترین و رایج ترین ابزارهای مخصوص دور کاری را معرفی کنیم.
محبوب ترین ابزار های دورکاری
در این قسمت به معرفی ابزارهایی جهت مدیریت پروژه، بازاریابی ایمیلی همراه با تحلیل آمار، مشارکت های تیمی، سرویس های ذخیره ابری، افزایش بهره وری در هنگام کار و مدیریت زمان اشاره می کنیم.
با کمک این ابزارها می توانید بهره وری تان در هنگام دورکاری را افزایش دهید.
بهترین ابزارهای مدیریت پروژه
بعضی از تیم ها مدام اصرار دارند هماهنگی های لازم را از طریق ایمیل انجام دهند که اصلا این کار توصیه نمی شود. سیستم های مدیریت پروژه این مشکل را برطرف کرده اند به این صورت که به تیم ها در سازمان دهی اسناد و کارها کمک می کنند.
در ادامه چند مورد از این ابزارها را بررسی می کنیم.
1. پروف هاب (ProofHub)
پروف هاب یک نرم افزار مدیریت آنلاین پروژه و یکی از محبوب ترین ابزار های دورکاری است که قابلیت های بسیاری دارد. اعضای تیم با استفاده از این برنامه می توانند با یک دیگر و مشتریان ارتباط برقرار کنند.
از دیگر قابلیت های این برنامه می توان به تصحیح آنلاین متن، گفتگو با یک دیگر و مدیریت پروژه اشاره کرد.
2. ناکلینو (Nuclino)
ناکلینو یک محیط کار یکپارچه است که تیم ها از طریق آن می توانند اطلاعات، اسناد و پروژه های خود را با یک دیگر به اشتراک گذاشته و صرفا از این ابزار برای انجام کارهای خود استفاده کنند.
از ناکلینو برای مدیریت پروژه ها و وظایف و تبادل و رسیدگی به اسناد در زمان حال استفاده می شود. این برنامه سرعت بالا و طراحی کاربرد پسندی دارد.
ابزارهای مخصوص بازاریابی ایمیلی
برترین ابزاری که در این زمینه وجود دارد، ایمیل آنالیتیکس می باشد.
1. ایمیل آنالیتیکس (EmailAnalytics)
می توانید از طریق ایمیل آنالیتیکس میزان فعالیت های ایمیلی دیگر اعضای تیم را مشاهده کنید. علاوه بر این، می توانید مدت زمان پاسخگویی دیگر اعضای تیم از طریق ایمیل و تعداد ایمیل های ارسالی و دریافتی روزانه آن ها را هم مشاهده کنید.
تیم های بخش خدمات رسانی به مشتریان و فروش از این ابزار برای ارزیابی و ارتقا بازدهی ایمیل خود استفاده می کنند. جهت ارزیابی میزان پیشرفت اعضای تیم، می توانید گزارش های روزانه، هفتگی و ماهانه را بررسی کنید.
بهترین ابزار مخصوص مشارکت تیمی
با توجه به افزایش تعداد شرکت های توزیع، همکاری با تیم هایی که در آنسوی دریاها فعالیت می کنند هم خیلی راحت شده است. اعضای تیم وقتی در یک اتاق در کنار هم حضور ندارند هم می توانند کارها را انجام دهند.
1. تراپ منیجر (Troop Manager)
تراپ منیجر یکی از محبوب ترین ابزار های دورکاری مخصوص شرکت های کوچک، متوسط و بزرگ است. اعضای تیم از طریق این ابزار می توانند فورا پیام ارسال کرده، به صورت صوتی و تصویری تماس گرفته و موقعیت مکانی و فایل ارسال کنند.
تراپ منیجر که جایگزینی برای برنامه اسلک است، به مدیران این امکان را داده که فقط تولید کنندگان، فروشندگان و دارندگان امتیاز انحصاری را به یک گروه با دسترسی محدود اضافه کنند.
امکان ادغام این برنامه با نرم افزارهایی مثل دراپ باکس و گوگل درایو هم وجود دارد.
2. بیت دات ای آی (Bit.ai)
دومین پلتفرم مخصوص همکاری و مدیریت اسناد که بررسی می کنیم، بیت است که موثرترین روش برای ارتباط میان اعضای تیم محسوب می شود. برای افزایش ارتباطات و تبادل اطلاعات میان اعضای تیم، آن ها می توانند از این طریق فایل هایی که انجام داده اند را در برنامه قرار داده و در کنار آن، کارهای بسیار دیگری انجام دهند.
یکی از ویژگی های برتر این برنامه، امکان مشارکت با مهمانان و ایجاد محیط کار می باشد. این قابلیت بسیار مفید است به این خاطر که اگر در راستای انجام فعالیت های خود موظف به همکاری با افراد در خارج از شرکت باشید، مثل مشتریان، مشاوران، تولید کنندگان و غیره، می توانید از این طریق خیلی راحت با آن ها در ارتباط باشید.
3. اسلک (Slack)
اسلک یک ابزار پیام رسان است که تقریبا همه را عاشق خودش کرده است. این نرم افزار در اصل یک فضای دیجیتال است که امکان ارتباط میان اعضای تیم، تبادل ایده ها و نظرات را فراهم کرده است.
این برنامه در سیستم عامل های اندروید و iOS قابل اجرا است.
بهترین سیستم ذخیره ابری
ذخیره ابری یک ابزار تبادل فوق العاده به ویژه برای مشارکت و ذخیره ابری، اسناد و فایل های چند رسانه ای است که حجم بسیار بالایی داشته و عملا امکان ارسال آن ها از طریق ایمیل وجود ندارد.
1. گوگل درایو (Google Drive)
گوگل درایو یک پلتفرم فضای ابری مخصوص نگهداری از فایل ها در مکانی متمرکز می باشد. کارمندانی که به صورت دورکاری فعالیت می کنند، می توانند از این طریق فایل ها و اسلایدهای ارائه را با یک دیگر به اشتراک گذاشته و حتی در همین جا ذخیره کنند.
از این برنامه برای ارائه گزارش های هفتگی می توان استفاده کرد. علاوه بر این، امکان همگام سازی فایل های گوگل درایو میان تمام دستگاه ها وجود دارد؛ پس می توانید در هر جایی به این فایل ها دسترسی داشته و آن ها را به روز رسانی کنید.
2. دراپ باکس (Dropbox)
ارسال فایل های بزرگ از طریق ایمیل راهکار چندان مناسبی نیست، بنابراین، دراپ باکس یک محیط کار مدرن بوده که قابلیت های بسیاری برای نظارت بر کارمندان مشغول به دورکاری ارائه می کند. با این برنامه می توان فایل های بزرگ مثل پاورپوینت و تصاویر ادیت شده در فتوشاپ را به اشتراک گذاشت.
کارمندان از طریق این برنامه می توانند به راحتی فایل ها را همگام سازی و ارسال کنند. این سیستم فضای ابری دارای API بوده که همکاری از طریق دور کاری را آسان می کند.
بهترین ابزارها مخصوص افزایش بهره وری
بهره وری یا بازدهی، مهم ترین مسئله در رابطه با کارمندان دورکار می باشد. برای نظارت و مدیریت بر این افراد باید مطمئن شوید که بیشترین بازدهی را دارند.
1. کریسپ (Krisp)
کریسپ با مسدود کردن صدای اعلان ها موجب افزایش بهره وری و بازدهی کارشناسان و اعضای تیم می شود. این برنامه صدای پس زمینه در هنگام برقراری تماس را حذف کرده، از این رو هر جایی هم که باشید، محدودیتی برای تماس با افراد مهم نخواهید داشت.
می توانید از این برنامه در کنار برنامه های ارتباطاتی دیگر مثل زوم، اسکایپ و اسلک استفاده کرده و بازدهی در گفتگوها را افزایش دهید.
2. بلینک (Blink)
بلینک یک برنامه جامع با قابلیت افزایش بازدهی تیم های دورکاری است. این برنامه ویژگی های بسیار دارد مثل مدیریت تقویم، تالارهای گفتگو، هدایت کارمندان و اعلام اخبار.
بلینک برترین ابزار مخصوص کارمندان است و برای شرکت هایی که می خواهند از تیم های دورکاری خود پشتیبانی کرده و آن ها را از آخرین اقدامات مطلع کنند، بهترین گزینه محسوب می شود.
نرم افزار مخصوص تبادل تصویر
گاهی اوقات نشان دادن راحت تر از گفتن است. با استفاده از برنامه هایی که صفحه نمایشگر را به اشتراک می گذارند، می توانید فایل ها و برنامه هایی که باز کرده اید و همین طور، کارهایی که انجام می دهید را مشاهده کنند.
1. اسلک
یکی از برنامه هایی که مجهز به این قابلیت شده است، اسلک می باشد. در قسمت قبل به طور کامل درباره قابلیت های پلتفرم اسلک صحبت کردیم اما لازم بود اشاره ای به این ویژگی هم داشته باشیم.
به جز اسلک پلتفرم های دیگری هم به این قابلیت مجهز شده اند، مثل زوم، گوگل میت و دمودسک.
برنامه های مخصوص ویدئو کنفرانس
گاهی اوقات مجبور می شوید تماس تصویری داشته باشید. تماس های تصویری این حس را القا کرده که در یک اتاق با اعضای تیم حضور داشته و چهره شان را مشاهده می کند که همین امر باعث افزایش تاثیر گفتگوها می شود.
پنج مورد از بهترین برنامه های مخصوص ویدئو کنفرانس شامل زوم، وبکس میتینگز (Webex Meetings)، گوگل میت، مایکروسافت تیمز (Microsoft Teams) و وربای (Whereby) می شود.
